为加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，结合我单位具体情况，特制定本办法。
一、 会计档案归档的范围：
  1． 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料（如合同、查账报告、审计报告、与学院管理和与投资者有经济利益的重要文件、上级主管部门对报告的批复、政府采购等资料），银行存款（借款）对帐单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
  2． 会计帐簿：包括明细账、日记账 、总账，各种辅助账簿、科研项目，经济合同登记簿等。

3． 财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。

4． 其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
  5．专用发票或收据存根。

二、 会计档案的整理：
会计档案的初始整理工作由财务部门进行。会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
 1． 会计凭证 ：（1） 按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。（3） 装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
  2． 会计帐簿：各种会计账簿办理完年度结算后，均需整理妥善保管。

 （1） 会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。
 （2） 会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面 是否齐全，是否按顺序排列。
   3． 会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
三、 会计档案的归档保管：
 1． 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案室，并由专人保管。
 2． 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
 3． 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
四、 会计档案的借阅使用：
 1． 会计档案管理部门应建立会计档案清册和借阅登记清册。
 2． 凡需借会计档案的人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。
 3． 借阅会计档案的人员，不得在案卷中标画涂改，不得拆散原卷册，更不得抽换。
 4． 借阅会计档案的人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准，需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
五、 各种会计档案保管期限：
1． 会计凭证类：

（1）原始凭证、记账凭证15年

     其中：涉及外来和对私改造的会计凭证                  永 久

（2）银行存款余额调节表3  年

2． 会计账簿类：

（1）日记账15年

其中：现金和银行存款日记账25年

（2）明细账、总账、辅助账 15年

（3）固定资产明细账固定资产报废清理后保管5年
3． 会计报表类：

（1）财务指标报表 3年

（2）月、季会计报表5年

（3）年度决算报表永久

4、其他

（1）发票（收据）存根 5年

（2）银行对账单5年

（3）会计工作移交书 5年

六、 会计档案的销毁：

1． 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，会同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管领导和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
  2． 按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

七、电算化会计档案

电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

1、现金记账凭证及日记帐，现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证由专职会计人员做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

　　2、银行记帐凭证及日记账

　　银行收付业务要做到当日业务当日清。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

　　现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

　　3、科目汇总表、帐簿打印时间。

　　（1）现金、银行日记帐每天打印。

　　（2）银行余额调整表每月打印一次。

　　（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

　　（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

　　（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

　4、其他

　　由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

　　二、数据备份管理

　　1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

　　2、在日常工作中，准备2-3个U盘、移动硬盘或光碟循环使用，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

　　3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

　　4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套备份，按会计档案管理要求妥善保管。

　　三、会计档案管理

　　1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

　　2、为保证备份数据的安全，备份用U盘、移动硬盘或光碟必须存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

　　3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

　　4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上备份载体，作为会计档案保管。

　　5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份软盘的操作可能危及该备份软盘的完整性，应制作该备份软盘的复制件，使用复制件进行操作。

6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份软盘等的行为，将追究其责任。

                                       2011年5月25日